Chân dung người lễ tânChân dung người lễ tân
 

khôn xiết bận rộn Hãy nhìn bức ảnh này bạn cảm thấy người lễ tân văn phòng cần bao lăm tố chất , kỹ năng? Bạn hình dung một ngày họ làm những nghề nghiệp gì? khách sạn cửa lò





Đúng như bạn tự trả lời với bản thân , họ làm rất nhiều việc trong một ngày. Đón tiếp khách trực diện tại công ty , nghe phôn và chuyển đường dây đúng người đúng việc cho các bộ phận khác , lập lịch hẹn , tổ chức phòng họp , trả lời thư tín , soạn thảo văn bản cho phòng hành chính , mua quà sinh nhật cho một đồng nghiệp... Trong nhiều việc không tên , việc nào cũng gấp , cũng quan trọng và cũng cần... nụ cười!. Họ đại diện cho sự thể hiện tâm trạng rất vui , trẻ trung , của sự tiếp thu và của Nụ cười.
khách sạn cửa lò
Một nghề nghiệp thực sự và...khó!

Khó ở chỗ người làm ở vị trí này cần nhiều tố chất mang tính soft skill ( khả năng mềm ) hơn khả năng cứng ( hard skill ). Mà tố chất mềm này lại khó đào tạo , khó đề nghị bởi quy định hay sự buộc ràng nào về nguyên tắc.
Khách sạn cửa lò
Tươi cười là tố chất đầu tiên. Giao tiếp Nhanh nhẹn và xử lý cảnh huống Đa chủng là những tố chất đòi hỏi tiếp theo.

Một công ty có xác xuất đề nghị viên chức lễ tân hiện diện đúng giờ , nhưng khó đề nghị viên chức ấy cười. Nếu có xác xuất đề nghị viên chức cười , công ty cũng chẳng thể đề nghị nụ cười ấy rộng mở và nồng nhiệt , đủ cho người tiếp kiến cảm thấy tươi vui và hài lòng.

Một công ty có xác xuất đề nghị viên chức lễ tân xử lý cảnh huống dựa trên những quy định về sử dụng phòng họp , quy định ra vào công ty , quy định v.v… Song , công ty chẳng thể định ra rỏ rành xử lý thế nào để làm ưng người tiếp xúc.

Sự ưng được đem lại từ tổng hợp những hành động nhất quán của người lễ tân: từ nụ cười , ánh mắt , giọng nói , động tác , lời đề nghị , sự nhanh trí và những sự hiểu biết về xã hội , về nguyên tắc ứng xử.

Khắc họa một ngày làm việc

Dưới sự đòi hỏi nhiều về kỹ năng mềm trong giao tiếp và xử lý các cảnh huống ở vị trí đầu mối tiếp kiến với khách hàng , người lễ tân không tránh khỏi những trường hợp phải đứng giữa cộng sự để trả lời cho khách: đứng giữa trưởng phòng hành chính hoặc phòng kỹ thuật hoặc phòng kinh doanh để giải quyết một ca cẩm của đối tác qua phôn hoặc trực diện tại quầy lễ tân. Những trường hợp cần xử lý của lễ tân viên ở dạng phút chót , ở dạng giải quyết khiếu nại , ở dạng lắng tai mọi trở về từ khách hàng , có xác xuất dẫn viên chức đến cảm giác căng thẳng.

Có khi họ cần trả lời một cuộc phôn cùng lúc với tiếp đón vồn vã một khách hàng đang đứng trước mặt

Có khi họ cần trả lời cùng lúc nhiều cuộc phôn gọi đến vì chẳng thể để mất cuộc nào hoặc không để đường dây nào chờ quá 3 tiếng chuông...

bởi thế , người lễ tân còn cần kỹ năng quản lý xúc cảm và quản lý stress. Duy trì nghề nghiệp lễ tân đủ lâu với lòng say mê , tôi thấy tại Pháp , các viên chức ở vị trí này tập thể dục luôn luôn , đặc biệt là những bài tập tăng cười sự dẻo dai cho cơ thể.

Những con người có sức khoẻ và thể hiện nhiều kỹ năng sống , giao tiếp và xử lý cảnh huống tập hợp ở vị trí lễ tân tạo nên một nghề nghiệp thực sự đem lại giá trị cao cho khách sạn cửa lò.